Похитители времени: советы по продвинутому тайм-менеджменту

Ежедневно человек выполняет ряд действий, часть из которых ведет к потере времени. Так по каплям бездумно утекает чья-то жизнь. В это же самое время можно было бы подарить миру новое творение, кому-то помочь, облегчить чью-то участь, любить, мудреть, чему-то научиться…

Ловушки времени подстерегают тех, кто не задумывается о собственной жизненной миссии, не умеет планировать свой рабочий день, часы досуга, отдыха.

Врага нужно знать в лицо

Похитители человеческой жизни – его настоящие враги, а врага нужно знать в лицо, так проще избежать встречи с ним, сделав профилактическую «прививку». Как выглядят ловцы жизни?

Главный чемпион среди похитителей времени – интернет с социальными сетями, чатами, форумами, играми и тому подобным. Каждый знает, что в интернете время меняет свое течение: только сел играть, а уже прошел час или два. Электронная почта сама постучит, закачивая горы писем, среди которых множество нежелательных посланий, банального спама. Однако и его нужно удалить, предварительно пробежав глазами. Это время, время, жизнь…

Как бороться? На рабочем месте интернет целесообразен лишь тогда, когда сам процесс работы связан с поиском нужной информации, с внешней коммуникацией, во всех остальных случаях – вреден и даже опасен. Электронную почту необходимо просматривать два-три раза в день в строго определенное время. Если ответ на свое послание адресат получает мгновенно, у него может сложиться впечатление, что работой сотрудник не загружен, только и ждет новых писем.

На втором месте среди ловцов времени стоит телевизор, его роль в современном мире медленно заменяется на все тот же интернет, однако мыльные оперы, сериалы и ток-шоу до сих пор отнимают у людей часть их драгоценного времени, расшатывают нервную систему и порой лишают сна. Лучший способ бережного отношения к своему здоровью и сохранению времени – отказ от просмотра пустых передач, не несущих созидательного начала.

Долгие разговоры по телефону занимают третье место по количеству украденного у самого себя времени. Каждый разговор должен быть информативен, конструктивен и короток. Лучше детали разговора отложить до личной встречи – с коллегой, клиентом или родственником. Многочасовые разговоры по телефону «о жизни» - откачивание энергии собеседника. Как показывает практика, тот, кому нужно внимание, заполняет свою жизнь пустыми разговорами, при этом вовлекает в это неблагодарное дело своего визави, нисколько не заботясь о его времени. Лучший выход прекратить подобный ритуал похищения времени – корректно сообщить собеседнику, что вы заняты и будете готовы его выслушать в другое время.

Транспортные пробки и длительные переезды до работы и обратно отнимают не только время, но и нервы, силы. Чтобы это время поставить на службу саморазвитию, лучше всего запастись развивающими аудиокнигами, дистанционными уроками, умной литературой. Так долгий путь пройдет незаметно, хотя хорошо бы начать поиск работы ближе к дому: время, потраченное на дорогу, лучше подарить любимым людям, своим детям и важным делам, способным приблизить к главной жизненной миссии.

Моя практика. Без аудиокниги я не выхожу из дома, если мне предстоит длительная поездка. Стараюсь заранее распланировать свой путь, чтобы не попасть в пробки, однако не все всегда зависит только от меня. «Пробочное» время использую с пользой: делаю наброски новых статей, слушаю интересную книгу или тренинг, читаю увлекательную литературу, даже иногда вяжу.

Похитителей жизни множество, каждый их знает сам, часто не обращая на это внимание. Однако, кроме самых главных ловушек времени, существует особая категория поглотителей жизни – личная неорганизованность.

Трата времени как образ жизни

Неумение отказать, откладывание «на потом», отсутствие приоритета в делах, плохое планирование рабочего дня, неспособность закончить начатое дело, привычка все делать самостоятельно, неумение делегировать неважные дела, чрезмерные нечеткие планы, расплывчатые обещания, постоянное отвлечение на разговоры, переключение внимания, длительные ожидания в очередях, спешка, рассеянное внимание, нежелание сосредоточиться на одном вопросе, расбросанность в делах.

Этот список нескончаем, каждый может добавить своих поглотителей времени и нервов. Однако в скрытой сути всей этой неорганизованности стоит отсутствие внутренней мотивации, неумелое планирование. Выход один – найти дело по душе, которое привело к раскрытию главной жизненной миссии человека, составить четкий план движения к главной цели.

Легко сказать – трудно сделать. Ни в школе, ни в вузе не учат правильной постановке целей, целеполагания нет в списке обязательных программ. Без этих важных знаний ничего в жизни не добиться. Выход один – самостоятельно изучать основы тайм-менеджмента, шаг за шагом учиться корректно говорить «Нет», искать приоритеты в делах, усваивать азы планирования дня, выработать четкий алгоритм подготовки и проведения встреч, совещаний, собраний, уважать время других людей.

Пример из моей практики. Затяжные совещания в компании, где я работала по найму много лет назад, превратились в настоящую катастрофу для всей компании. Руководитель ввел в ежедневный ритуал так называемые «пятиминутки», которые могли длиться и час, и два. Поскольку все запланированные на день дела не успевали претворяться в жизнь, приходилось оставаться после работы, либо делать их быстрее, что становилось синонимом «некачественно». Тогда я предложила директору свой вариант проведения совещаний – два раза в неделю, по двадцать минут, с четким и конкретным регламентом для каждого выступающего. Разбор «полетов» за месяц проводился на общем собрании раз в месяц. Написала служебную записку, где расписала всю схему проведения совещаний, ответственных за это мероприятие и возможные результаты такой схемы работы. Руководитель принял мою записку за основу, коллегиально мы ее доработали и внедрили как стандарт корпоративной работы. Так удалось избежать очередной встречи с похитителем времени – затяжными совещаниями.

Как бороться с похитителями чужого времени

Кроме личной неорганизованности и ловушек жизни извне, в жизни каждого человека встречаются люди-«хищники», поглощающие чужое время с особым удовольствием. Это не пересказ сюжета нового триллера, это реалии повседневной жизни.

Вечно опаздывающие. Ждать и догонять – две самые неприятные ситуации, однако часто нам приходится ждать опаздывающих сотрудников, коллег, родственников, клиентов. У них всегда найдется множество оправданий – от пробок на дорогах до неработающего будильника. Они всегда лгут, заставляя их ждать. Это не просто личная расхлябанность и неорганизованность, это образ жизни. Они привыкли к такому ритму, к такому течению жизни. Если это не совпадает с ожиданиями окружающих, они могут даже устроить сцену и выставить виноватым ожидающего. С такими людьми лучше не иметь никаких дел вовсе, скорее всего, они и в деловых вопросах так же несобранны и безответственны.

Как вариант воров времени – собеседник, который зашел «на минуточку». Он учтив и приятен в общении, он непременно поинтересуется, есть ли у вас свободная минутка для того, чтобы с ним пообщаться. Однако та самая «минутка» катастрофически вырастает в часы беседы «ни о чем». После такого общения приходит разочарование и начинается аврал, поскольку работу, которая была запланирована на день, никто, кроме вас, не сделает.

С такими людьми лучше всего держать дистанцию, ссылаться на занятость, постараться понять причину их долгих разговоров по душам. Обычно за этим стоит либо манипулирование чужим временем, либо внутреннее одиночество, когда человеку просто нужны «свободные уши». Нейтрализовать их воздействие возможно лишь путем мгновенной диагностики следующих событий и быстрого реагирования на подобную практику.

Пример из практики. Среди моих клиентов много деловых людей, которым не хватает в бурной бизнес-жизни простого человеческого общения. Однако каждый из них, прежде всего, бизнесмен, умеющий считать деньги. Каждый раз, когда разговор из делового медленно скатывается в пространные разговоры о трудностях прагматичной жизни, напоминаю, что каждый час консультирования он мне оплачивает. Поскольку я не оказываю консультационных услуг личного психолога, а работаю по вопросам продвижения бизнеса и обучения персонала, возвращаю беседу в нужное русло.

Если с деловыми людьми удобно общаться на тему денег (никто из них не хочет платить за отсутствие результата), то в личной жизни часто приходится применять совсем другие техники. Есть у меня далекий одинокий друг, с которым мы общаемся только с помощью программы Скайп. Его коронный вопрос: «Есть у тебя минуточка для разговора?» служит для меня сигналом к его длительному душеизлиянию. Отлично понимаю, что человеку часто нужно только душевное сочувствие, потому раз в неделю позволяю себе стать его собеседником, специально выбираю для этого час или два, чтобы поговорить по душам. Из беседы к беседе темы для общения начинают повторяться и заходить на второй, третий, пятый круг. Все время думаю, зачем мне это испытание? Чему этот человек должен меня научить? Терпению? Состраданию?

Чиновники-бюрократы. Чтобы получить какую-то справку или оформить документ, приходится часами ожидать приема чиновника. Для таких людей чужое время - пустой звук. Как бороться с подобным явлением, получившим большой общественный резонанс? Лучше всего записаться на прием в четко обозначенное время, хотя для многих чиновников это не догма. В России идет работа по сокращению бумажной волокиты, правда, медленными шагами.

Мой пример. Чтобы оформить в собственность земельный участок, мне пришлось проделать немалый путь в местный регистрационный орган. Попала в кабинет за десять минут до окончания работы ответственного чиновника. Он под предлогом нехватки времени на прием моего заявления, предложил приехать в другой день, то есть потратить еще часть времени. Я уточнила окончательное ли его решение, решительно встала, записала фамилию и спокойно сообщила, что придется побеспокоить нашего президента страны, написав на его сайте о подобной бюрократии. Видимо, уверенное поведение и твердое заявление возымели действие: у меня тут же приняли заявление. Дальнейшая судьба получения свидетельства о праве собственности на землю была весьма привлекательна: я получила его точно в срок, без волокиты и долгих ожиданий, которые постигли многих заявителей.

С чего начать

Не нужно искать виноватых, заламывать руки в стенаниях о том, что кто-то украл драгоценные годы жизни, что время не вернуть. Важно принять ответственность за любой результат своей жизни на себя. Никто, кроме вас, не способен переписать жизненный сценарий.

Первый шаг. Спросите себя, чего вы хотите добиться в этой жизни? Как далеко от этой цели? Что нужно для ее осуществления? Поставьте четкую конкретную во времени цель.

Шаг второй. После постановки цели, необходимо составить план по ее достижению, лучше всего его записать. Незаписанная мысль так и останется несбыточной мечтой.

Шаг третий. Определить, кто мешает осуществлению главной жизненной миссии, кто ворует время, отвлекает от процесса. Найти способ борьбы с похитителями и ловушками времени.

Шаг четвертый, он же первый шаг к своей мечте: просто начать что-то делать и медленно, верно двигаться в выбранном направлении, не забывая периодически сверять курс.

Поглотители времени всегда были, есть и будут встречаться на жизненном пути любого человека. Они, словно змеи-искусители, проверяют на прочность, на мудрость, на зрелость каждого из нас. Как вести себя с ними, как бороться, либо позволить им стать частью жизни – всяк решает для себя. В этой статье дано лишь несколько советов, которые можно не использовать, как и всякие другие.

Ваша жизнь – в ваших руках.